Timemanagement, tijdmanagement, een paar jaar geleden was het ‘hot’. Suggesties als staand vergaderen om de productie te verhogen tot hoe je je top 3 taken per dag kon bepalen. Heel wat van ons probeerde het Pareto-principe (de
eerste 20% die je in je werk stopt, is voor 80% verantwoordelijk voor het resultaat). Of de Pomodori techniek, waarmee je elk uur een aantal minuten pauze hield (ik heb deze week een kookwekker in de vorm van een pomodori net weggegaan) of we volgenden een programma ‘Getting Things Done’.
Als trainer heb ik heel wat trainingen timemanagement gegeven. En ik kwam erachter dat de beste timemanagement technieken niet werken, als we onze focus niet houden. Recentelijk zei de Harvard Business Review iets vergelijkbaars: ‘Digitale overload is het meest bepalende probleem van vandaag op de werkplek.’
Timemanagement: De gemiddelde werknemer wordt elke drie minuten onderbroken of afgeleid
Verjaardagen feestjes op het werk of een praatje bij het koffieapparaat kunnen je afleiden waarmee je bezig bent, maar het echte probleem is wat onderzoeker Linda Stone ‘continuous partial attention’ noemt. Het is wat we de hele dag proberen te doen: het bijhouden van de grote hoeveelheid digitale info. We volgen continu wat erop gebeurd op de social media, wat eraan chatjes of appjes voorbijkomt, in plaats dat we een bezig zijn om ruimte in ons hoofd te maken om echt iets te gaan doen.
Als je het gevoel hebt dat je een soort van begin hebt van ADD (Attention Deficit Disorder), dan ben je daar niet alleen in. De gemiddelde werknemer wordt elke drie minuten onderbroken of afgeleid. Ja, je leest het goed, elke 3 minuten. Studies aan de Universiteit van Californië, laten zien dat het wel tot 23 minuten kan duren voordat je weer helemaal terug bent bij je taak. Om vervolgens weer 3 minuten later te worden afgeleid. Zelfs de kleinste taak neemt zo veel meer tijd in beslag, dan echt nodig.
Timemanagement tips die echt helpen
Zelfs als jij nu deze blog leest, heb je al verschillende berichten gehad van sms, e-mails of Facebook of je probeert heel erg om niet even op je telefoon te kijken. Toch? Het is dan ook niet raar, dat we ook ’s avonds moeten werken om alle onze taken of te kunnen krijgen.
Ik heb een paar tips voor je om je beter te richten op je werk.
1.Vliegtuigmodus
Ook als je niet in het vliegtuig zit, kun je je telefoon op vliegtuigmodus zetten. Ik doe dat sowieso elke nacht, omdat ik nog weleens wakker werd van een melding, door het geluid, of door het oplichten van mijn telefoon. Overdag vind ik het heerlijk om een uur in de ochtend en een uur in de middag mijn telefoon zo uit te zetten. Uren die ik gebruik om bijvoorbeeld deze blog te schrijven.
2.Bel of loop langs
Als je volle mailbox je overweldigt, probeer dit dan eens. Bel iemand op of als je in hetzelfde gebouw zit, loop even langs. Je denkt dat je dat veel tijd kost? Hoeveel tijd ben je kwijt met heen en weer mailen. Hoeveel tijd ben je tijd om je mail zo te formuleren dat er geen misverstand kan ontstaan. Ik wed dat even bellen veel handiger is. Misverstanden zijn meteen te verhelpen en als je ook nog eens langsloopt heb je meteen lichaamsbeweging.
BONUS: Je voelt je meer verbonden met je collega, dan bij het ontvangen van het zoveelste smiley.
3. 5 minuten dagelijkse ademhalingspauze
Dit is een work-out voor je hersenen. Mindful ademen zorgt ervoor dat we onze aandacht (terug)brengen in het hier en nu. Ideaal als je merkt dat je geest heel ergens is, dan waar je lichaam zich bevindt. Het traint je hersenen zich te focussen. En hoe meer je dit doet, hoe makkelijker het is om na een afleiding je weer te focussen. Ik ben ook mindfulness trainer en ik weet dan ook uit ervaring dat na enige oefening het effect er echt is. Voor meer mindfulness oefeningen lees je dit blog.
4. Ga naar buiten (zonder je telefoon)
Gun jezelf een ‘brain break’ en ga 15 minuten naar buiten. Onze prefrontale cortex (het ‘denkende’ deel van onze hersenen) gebruikt gedurende heel veel brandstof. Met een brain break laad je de batterij weer op. Je krijgt lucht buiten, je ziet even andere dingen, je hoort nieuwe geluiden, en dat allemaal versterkt de verschillende delen in je hersenen. Dat maakt dat als je na zo’n 15 minuten weer achter je bureau zit, je beter kan focussen.
5. Luister naar muziek
Dit is mijn favoriet. Als je een soort van afleiding tijdens je werk wilt hebben, luister dan naar muziek. Kies dan wel muziek die je helpt te focussen in plaats van je af te leiden. Kalmerende muziek verzacht de reactie op stress, waardoor je je hersenen helpt om te focussen. Als je in een kantoortuin werkt of op een luidruchtige werkplek, zijn oordopjes ideaal om anderen te laten zien dat jij in de ‘vliegtuigmodus’ zit. Even sociaal praten doe je daarna tijdens de lucht of tijdens een ‘brain break’ als je samen met collega’s een ommetje maakt.
Nieuwe gewoontes creëren neemt even tijd. Gun je zelf die ‘trial and error’ en wees geduldig. Net zoals je niet meteen een six pack hebt als je een keer aan de gewichten hangt, lukt het je hersenen ook niet om meteen getraind te zijn. Deze tips gaan je helpen. Zoals Daniel Goleman zegt: “Manage je afleidingen, in plaats dat je afleidingen jouw managen.’
Titia de Vries
Coach in Zaandam-Amsterdam
Muziek vind ik persoonlijk een hele goede, zo kan je je prima afsluiten van je directe omgeving. Raad het opzetten van muziek vaak ook aan. Bedankt!