De zomer: ik vind het een heerlijk jaargetijde. Ik gooi de deuren en ramen open om de frisse lucht door mijn huis te laten waaien. Mijn terras is helemaal ingericht, van mij mag de zon schijnen. En wat ga jij doen? Op vakantie of blijf je net als ik thuis? Genieten van je omgeving die zo lekker rustig is omdat al je buren wel weg zijn? Nu eens niet in de file staan, omdat half Nederland elders in Europa de wegen verstopt? 

Heerlijk die rust, die alleen ‘verstoord ‘wordt door het fluiten van de vogels. Tijd om de bezem door je oude gedachten, irritaties en hersenspinsels te halen. Lees verder en zet de stappen voor een schoon hoofd.

Tijd  voor timemanagement, effectief timemanagement wel te verstaan, meer gericht op persoonlijke effectiviteit dan op ’to do’lijstjes. Buitengewoon onrustig word ik van al die ‘geeltjes’ (of ‘blauwtjes’ of ‘rozejes’). Het kan ook anders (zit je trouwens relaxt? Schouders ontspannen? Voeten op de grond?)

1. Wees proactief

Proactieve mensen mijden de slachtofferrol en leggen de schuld van problemen niet bij anderen.

 ‘Ik ben de enige die verantwoordelijk is voor mijn ziel, als ik hier niet de juiste dingen doe. Ik blijf in gebreke, niet hij, niet de kerk daar of de zon.’

ALEX SALUKIN (Yakima indiaan)

2. Houd je doelen in gedachten

Zonder een concreet doel ben je eigenlijk aan het reizen zonder bestemming en zul je nooit aankomen.

TIP: Wat ga jij na de zomer doen, waar wil jij aan werken, wat wil je over een half jaar bereikt hebben?

3. Belangrijke zaken eerst

Trek je eigen plan. Organiseer je leven rondom uw eigen prioriteiten en niet rond die van anderen. Laat je leiden door de principes waaraan jij belang hecht.

TIP: Wanneer ga jij echt ‘ja’zeggen tegen jezelf en je grenzen vasthouden?

4. Denk win-win

Heb respect en denk in termen van overvloed en mogelijkheden, niet in schaarsheid en competitie.

TIP: om te ontvangen moet je eerst geven. Er is genoeg voor ons allemaal.

5. Eerst begrijpen, dan begrepen worden

Door te luisteren vergroot je je inzicht en begrijp je hoe anderen tegen de zaken aankijken.

TIP: Pas de LSD-techniek toe: Luisteren – Samenvatten – Doorvragen.

6. Synergie

Waardeer en respecteer verschillen. Focus niet op eventuele tekortkomingen. Die kunnen worden gecompenseerd door anderen in het team.

TIP: Welke collega of medewerker kan jou aanvullen? Welke gezamenlijke kwaliteiten maken van jullie een ‘dreamteam’? Ken  jij je kernkwaliteiten?

7. Houd de zaag scherp

Zorg voor groei en vernieuwing op de vier aspecten van menselijk gedrag: mentaal, sociaal-emotioneel, spiritueel en fysiek. Deze vier beïnvloeden elkaar.

TIP: zit of lig voor het slapen gaan, vijf minuten stil met je ogen dicht, concentreer je op je lichaam op de stoel, of op bed. Komen gedachten op, laat die dan weer gaan en concentreer je opnieuw.

8. Vind je stem

Steeds meer mensen moeten zichzelf zelfstandig ontplooien. Met het ‘vinden van je stem’ bedoelt Covey: achterhaal wat u boeit, inspireert en vervult. Zet  als leidinggevende je medewerkers in als hele persoon. Als human being in plaats van human resource. Niet alleen hun handen of hoofd.

TIP: lees Stephen Covey

9. Doe belangrijke zaken als je de meeste energie hebt

Iedereen heeft zijn eigen bioritme. De één is ’s morgens vol energie, de ander krijgt de geest halverwege de middag.

TIP: Vind deze zomer jouw bioritme en werk na het zomerreces ontspannen en vol energie.

10. Sluit de dag af met één afgemaakte activiteit

Lekker hé, alles ‘op een rijtje te hebben’. Dan heb je nu tijd om je zelf (beter) te leren kennen, waardoor je nog meer ontspannen gaat worden. En doordat je meer ontspannen bent, zal alles sneller gaan. Kortom: timemanagement! Meer timemanagement? Lees hier mijn andere blog hierover.

Het leven is wat het is;

Je kunt het niet veranderen.

Maar je kunt wel jezelf veranderen.

    SOEFI INAYAT KHAN

Titia de Vries

Coach in Zaandam-Amsterdam

Wat vond je mijn blog? Laat het met een reactie hieronder weten of deel het via onderstaande iconen.

Het bericht Timemanagement: Hoeveel rust gun jij jezelf deze zomer? verscheen eerst op Clarity Coaching.

Als trainer heb ik heel wat trainingen timemanagement gegeven. En ik kwam erachter dat de beste timemanagement technieken niet werken, als we onze focus niet houden. Recentelijk zei de Harvard Business Review iets vergelijkbaars: ‘Digitale overload is het meest bepalende probleem van vandaag op de werkplek.’

Timemanagement: De gemiddelde werknemer wordt elke drie minuten onderbroken of afgeleid

Verjaardagen feestjes op het werk of een praatje bij het koffieapparaat kunnen je afleiden waarmee je bezig bent, maar het echte probleem is wat onderzoeker Linda Stone ‘continuous partial attention’ noemt. Het is wat we de hele dag proberen te doen: het bijhouden van de grote hoeveelheid  digitale info. We volgen continu wat erop gebeurd op de social media, wat eraan chatjes of appjes voorbijkomt, in plaats dat we een bezig zijn om ruimte in ons hoofd te maken om echt iets te gaan doen.

Als je het gevoel hebt dat je een soort van begin hebt van ADD (Attention Deficit Disorder), dan ben je daar niet alleen in. De gemiddelde werknemer wordt elke drie minuten onderbroken of afgeleid. Ja, je leest het goed, elke 3 minuten. Studies aan de Universiteit van Californië, laten zien dat het wel tot 23 minuten kan duren voordat je weer helemaal terug bent bij je taak. Om vervolgens weer 3 minuten later te worden afgeleid. Zelfs de kleinste taak neemt zo veel meer tijd in beslag, dan echt nodig.

Timemanagement tips die echt helpen

Zelfs als jij nu deze blog leest, heb je al verschillende berichten gehad van sms, e-mails of Facebook of je probeert heel erg om niet even op je telefoon te kijken. Toch? Het is dan ook niet raar, dat we ook ’s avonds moeten werken om alle onze taken of te kunnen krijgen.

Ik heb een paar tips voor je om je beter te richten op je werk.

1.Vliegtuigmodus

Ook als je niet in het vliegtuig zit, kun je je telefoon op vliegtuigmodus zetten. Ik doe dat sowieso elke nacht, omdat ik nog weleens wakker werd van een melding, door het geluid, of door het oplichten van mijn telefoon. Overdag vind ik het heerlijk om een uur in de ochtend en een uur in de middag mijn telefoon zo uit te zetten. Uren die ik gebruik om bijvoorbeeld deze blog te schrijven.

2.Bel of loop langs

Als je volle mailbox je overweldigt, probeer dit dan eens. Bel iemand op of als je in hetzelfde gebouw zit, loop even langs. Je denkt dat je dat veel tijd kost? Hoeveel tijd ben je kwijt met heen en weer mailen. Hoeveel tijd ben je tijd om je mail zo te formuleren dat er geen misverstand kan ontstaan. Ik wed dat even bellen veel handiger is. Misverstanden zijn meteen te verhelpen en als je ook nog eens langsloopt heb je meteen lichaamsbeweging.

BONUS: Je voelt je meer verbonden met je collega, dan bij het ontvangen van het zoveelste smiley.

3. 5 minuten dagelijkse ademhalingspauze

Dit is een work-out voor je hersenen. Mindful ademen zorgt ervoor dat we onze aandacht (terug)brengen in het hier en nu. Ideaal als je merkt dat je geest heel ergens is, dan waar je lichaam zich bevindt. Het traint je hersenen zich te focussen. En hoe meer je dit doet, hoe makkelijker het is om na een afleiding je weer te focussen. Ik ben ook mindfulness trainer en ik weet dan ook uit ervaring dat na enige oefening het effect er echt is. Voor meer mindfulness oefeningen lees je dit blog.

4. Ga naar buiten (zonder je telefoon)

Gun jezelf een ‘brain break’ en ga 15 minuten naar buiten. Onze prefrontale cortex (het ‘denkende’ deel van onze hersenen) gebruikt gedurende heel veel brandstof. Met een brain break laad je de batterij weer op. Je krijgt lucht buiten, je ziet even andere dingen, je hoort nieuwe geluiden, en dat allemaal versterkt de verschillende delen in je hersenen. Dat maakt dat als je na zo’n 15 minuten weer achter je bureau zit, je beter kan focussen.

5. Luister naar muziek

Dit is mijn favoriet. Als je een soort van afleiding tijdens je werk wilt hebben, luister dan naar muziek. Kies dan wel muziek die je helpt te focussen in plaats van je af te leiden. Kalmerende muziek verzacht de reactie op stress, waardoor je je hersenen helpt om te focussen. Als je in een kantoortuin werkt of op een luidruchtige werkplek, zijn oordopjes ideaal om anderen te laten zien dat jij in de ‘vliegtuigmodus’ zit. Even sociaal praten doe je daarna tijdens de lucht of tijdens een ‘brain break’ als je samen met collega’s een ommetje maakt.

Nieuwe gewoontes creëren neemt even tijd. Gun je zelf die ‘trial and error’ en wees geduldig. Net zoals je niet meteen een six pack hebt als je een keer aan de gewichten hangt, lukt het je hersenen ook niet om meteen getraind te zijn. Deze tips gaan je helpen. Zoals Daniel Goleman zegt: “Manage je afleidingen, in plaats dat je afleidingen jouw managen.’

Titia de Vries

Coach in Zaandam-Amsterdam

Wat vond je mijn blog? Laat het met een reactie hieronder weten of deel het via onderstaande iconen.

Het bericht Timemanagement: 5 tips die echt helpen verscheen eerst op Clarity Coaching.